3 najdôležitejšie pravidlá pre time management

Time management. Jój, koľkí ste sa ma už opýtali, ako si spravujem čas. Hoci nie vždy mi ide všetko tak, ako si to naplánujem a stále zápasím s disciplínou, sú tri všeobecne platné pravidlá, podľa ktorých sa snažím riadiť.

Priority, priority, priority

Je dôležité, aby si si uvedomil jednu vec.

Nezaleží na tom, koľko toho urobíš, ak neurobíš to, na čom záleží.

Tiež máš nekonečný to-do list? Veci do školy, do práce, v domácnosti… do toho koníčky, knihy, ktoré chceš prečítať, prihlášky na projekty, bokovky, ktorými si privyrábaš na dovolenku. A zrazu je toho kvantum. Veď už škola samotná zaberá väčšinu tvojho času, ako sa teda venovať ďalším veciam, však? Rozumiem ti, naozaj. Stále si však stojím za svojim.  Pokiaľ ide o time management, ten nie je o tom, aby si urobil všetko a hneď. Ide o to, aby si urobil to, čo treba, vtedy, kedy treba.

First things first, však? Pozri sa na svoj to-do list. Pozri sa, čo ti už horí pod zadkom a čo je vec, ktorá vôbec ale vôbec nie je dôležitá. Odporúčam ti dve veci.

Prvá. Daj svojim úlohám deadline. Ak niektorá deadline nemá, nastav si ho napríklad na koniec mesiaca, a vtedy prehodnotíš, či ju ukončíš, alebo ti ešte treba viac času (toto sa týka dlhodobých vecí, ako napríklad seminárka, ktorá má deadline o 6 týždňov).

Druhá. Rozdeľ tie väčšie úlohy na malé, merateľné ciele. Ak si vezmeme príklad tej seminárky, boli by to veci ako:

• téma
• nájsť potrebné materiály
• prečítať si knihy, X, Y, Z a spracovať z nich poznámky
• vyhľadať podobné seminárky online
• pripraviť si osnovu
• začať písať časť o a, b, c…

Toto vieš aplikovať v podstate na čokoľvek. Podľa týchto dvoch vecí si vieš úlohy prioritizovať podľa času aj dôležitosti. Napríklad seminárka má možno viac času, no je aj dôležitejšia ako iné úlohy. Zároveň sa v živote môže stať čokoľvek, čo má zrazu vyššiu urgentnosť (napríklad pokazená práčka či povinnosť zaskočiť za kolegu v práci, ktorý náhla ochorel).

Môj tip: Stiahni si 3 najdôležitejšie pravidlá time managementu: Ako BONUS ti zašlem aj jednoduchú pomôcku na určovanie priorít! Stiahnuť

Naraz urobíš iba jeden krok

Multitasking je výmysel. Toto ma naučil mesiac apríl 2017, kedy som sa venovala primárne bakalárke, no tiež som písala články, chodila do školy a do práce a naplno sa venovala aj dobrovoľníctvu. Tvoja pozornosť sa rozštiepi a napokon nič neurobíš poriadne.

Toto sa samozrejme netýka tých nízkozáťažových úloh ako umývanie riadu alebo vysávania či cesty do školy, kedy si spokojne zapni audioknihu alebo sleduj seriál či si opakuj slovíčka na písomku.

Týka sa to práve tých úloh, ktoré sú veľké, náročné pre myseľ a vyžadujú tvoje sústredenie naplno. Navyše, tým, že sa naozaj sústredíš len na jednu vec, sa ti podarí dostať do stavu hlbokého sústredenia, kedy

1. ťa nerozhádže len tak hocičo a
2. máš prehľad o tom, čo robíš, a čo máš robiť ďalej.

Naraz naozaj urobíš iba jeden krok, no krok za krokom sa napokon k cieľu dostaneš. Skús si teda na svoje úlohy vytvoriť čas, ktorý nebude prerušovaný ničím iným (a plánuj realisticky). Krátke a nenáročné veci, ktoré zaberú maximálne 5 minút tvojho času (odpísať na email, zapísať si dátum do kalendára, poslať platbu atď.) urob hneď, a nebudeš mať tak preplnený to-do list – aj to je efektívny time management.

Ak máš takých vecí veľa, vytvor si “polhodininku päťminútoviek”.

Buď si vedomý toho, koľko máš času

Nemám čas.

Koľkokrát si si to povedal za uplynulý týždeň?

Naozaj nemáš čas, alebo skôr ani nevieš, ako ten čas míňaš? Hľadáš fungujúce metódy pre time management? Tak najprv zisti, koľko času vôbec máš po odrátaní fixných povinností.

Na jednom workshope na túto tému nás donútili rozdeliť si svoj deň. Typických 24 hodín v mojom živote. U mňa to vyzeralo takto.

• spánok: 7 hodín
• škola (prítomnosť v škole + skutočne preštudovaný čas doma): 5 hodín
• práca (odpracovaný čas): 4 hodiny
• jedlo (iba jedenie, nie príprava): 1 hodina
• iné povinnosti (ja som sem rátala blogovanie, písanie článkov, správu sociálnych médií, plánovanie dňa a dobrovoľníctvo): 2 hodiny

Deň má 24 hodín. Základy matematiky ešte ovládam, takže 24-19=5. To znamená, že počas bežného dňa mám 5 nevyužitých hodín. Tieto môžem využiť, ako chcem.

S kamarátmi. Pri seriály alebo nad knihou. Učením sa jazyka. Športovaním… zoznam je nekonečný.

Rozmýšľaš, kto mi pripraví jedlo alebo kedy sa sprchujem? No príprava jedla alebo sprcha či cesta do školy nie je prekážkou v pozeraní seriálu či čítaní kníh alebo opakovaniu naučeného učiva, či áno?

Zapni audioknihu a čítaš 2 hodiny denne ani nevieš, ako.

V sprche si skús zopakovať, čo si dnes počul na hodine. Opakovaním učiva do 1 hodiny od naučenia sa a do 24 hodín zvyšuješ šancu na zapamätanie si o 300 %, prečo to teda nerobiť? (Takto si ja napríklad pamätám slovíčka zo španielčiny alebo informácie z terminológie medicíny.)

Urob si podobný rozbor a napíš mi do komentárov, koľko času ti zostalo

Tiež porozmýšľaj nad tým, či tento čas využívaš múdro.

Samozrejme, oddych, priatelia, rodina, zábava, to všetko považujem za nutnosť ak chceš byť naozaj produktívny. No ak máš pocit, že na nič nemáš čas, je pravdepodobné, že ti čas len uteká pomedzi prsty a neuvedomuješ si, ako ho tráviš. A v kombinácii s prvými dvoma pravidlami je práve toto uvedomenie si kľúčové, ak chceš zmeniť spôsob, akým spravuješ svoj čas.

Robiť to, čo treba, vtedy, kedy treba. Sústrediť sa na veci, ktoré sústredenie vyžadujú. A uvedomovať si, ako tráviš svoj čas. Tieto tri veci sú kľúčom k úspešnému time managementu.

Aj ja sa to ešte len učím. Ale zo skúsenosti ti už môžem povedať, že to funguje. 🙂

Boju zdar!