Veľa úloh a málo času? Mám pre teba riešenie!

Začnem trošku naokolo. Timkablog je predovšetkým blog pre študentov a produktivita (resp. spĺňanie úloh načas a doťahovanie povinností) sú jedným z kľúčových problémov, s ktorým sa ja ako študentka pasujem. Mám proste veľa úloh a málo času. Dôvodom je predovšetkým moja zaneprázdnenosť.

V článku o čitateľskom dotazníku 2016 som sa vás pýtala aj na to, s čím ako študenti najviac zápasíte vy. Jedna z odpovedí to zhrnula celkom dobre:

Nedostatok času na všetko, čo chcem. Predĺž deň o 4 hodiny alebo čo.

Milý respondent (alebo vzácna respondentka): rozumiem ti!

Veľa úloh a málo času v praxi

Mám prácu lektorky v jazykovej škole, kde odučím okolo 10 (niekedy viac) hodín týždenne. Školu mám trikrát do týždňa, no vyžaduje to aj prípravu doma (navyše, bakalárku odovzdávam o dva mesiace!). Popri písaniu článkov pre online magazín sa venujem umeleckej tvorbe a tiež Timkablogu.

Písanie pre Timkablog vyžaduje najmä veľa čítania – vždy hľadám nové metódy a zaujímavý obsah, no tiež oslovujem ľudí, ktorí mojim čitateľom majú čo odovzdať alebo ma môžu niečo naučiť. Som v kontakte s co-workingami, s rôznymi blogermi a lektormi a snažím sa čítať každý deň.

Popri tom všetkom som dobrovoľníčkou v Erasmus Student Network Slovakia, mám aj pozíciu v lokálnej rade, to znamená, že sa venujem event managementu, zúčastňujem sa konferencií, pripravujem sa na projektové týždne a tiež som súčasťou nášho buddy system (čiže mám na starosť niekoľko Erasmákov), a samozrejme sa snažím chodiť aj na zábavné aktivity (ako karaoke alebo párty).

Pre plnosť obrazu musím dodať, že žijem a starám sa o seba sama, mám trojročný dobre fungujúci vzťah a pravidelne chodím do spoločenstva. Platí teda, že mám veľa úloh a málo času. Množstvo tých úloh som si „zadala sama“ a som za ne vďačná a času mám prakticky rovnako ako ktokoľvek iný, no aj tak sa mi zdá, že je ho málo (aj tebe?).

Slovom, som za-ne-prázd-ne-ná. A rozumiem tomu, že nemáš čas.

Mám však jeden cieľ

Na začiatku roka som čítala článok od Dušana Plichtu o motivácii a zvládaní stresu. Tí, ktorí poznáte značku Powerlogy, jeho meno vám môže znieť povedome. Jednou z hlavných myšlienok v článku bola táto otázka:

Čo je váš 1 silný cieľ, ktorý ak sa podarí, tak všetko ostatné sa stáva irelevantným?

Už dlho vnímam potrebu vytvoriť si dobré návyky. Takže ako najvyššiu prioritu som si stanovila vytvoriť si štyri návyky, ktoré budú u mňa na dennom poriadku.

Verím, že motivácia je veľakrát preceňovaná, a ak si už raz zvykneme pracovať na niečom v daný čas, bude to pre nás prirodzené. Takže ako najvyššiu prioritu som si stanovila vytvoriť si štyri návyky, ktoré budú u mňa na dennom poriadku. Práve preto, že mám úloh veľa a času málo nie až tak veľa, potrebovala som nejaký systém.

Chcela som:

• písať denne
• čítať denne
• prekladať denne
• pracovať na bakalárke denne

Metóda, akou ten cieľ dosiahnem

Na splnenie tohto cieľa som si zvolila metódu, ktorú vypracoval Jerry Seinfield. Nazval ju Don’t Break The Chain (Nepreruš reťaz) – a nie, nesúvisí s reťazovými správami. Túto metódu ti teda teraz predstavím a verím, že ti pomôže v prípade, že toho máš veľa.

V čom spočíva metóda

Je to v podstate jednoduché. (Jednoduchosť je inak kľúčová pri takýchto metódach. Ak je metóda na produktivitu komplikovaná, ani ju neskúšaj! Kradne ti čas.) Celá príprava nezaberie viac ako pol hodinu. Každý krok si vysvetlíme bližšie neskôr, no vo všeobecnosti ide o 4 kroky.

1. Zisti, aké sú tvoje ciele. Začni maximálne s troma, po troch týždňoch si pridaj štvrtý, ak všetko zvládaš. Ja som bola v krízovom režime kvôli prekladu, preto som začala so 4 (a naozaj to bolo ťažké).
2. Vyber si svoje minimum na deň. Veci ako „napíšem 350 slov“ alebo „vyžehlím tri kusy oblečenia“ sú lepšie ako časový limit.
3. Urči si svoje hranice a pravidlá. Keďže táto metóda od teba chce, aby si pracoval naozaj každý jeden deň, musíš vedieť vopred, čo urobíš v príprade dovolenky, choroby alebo iných, neočakávaných udalostí. V týchto prípadoch si nezaslúžiš trest v podobe prerušenej reťaze.
4. Vytlač si kalendár a zadováž si centropenku. Potrebuješ kalendár na označovanie dní, kedy si úlohy splnil – ideálne sú teda mesačné. Daj si ich na nástenku alebo na stenu, aby boli na očiac. Nádherné dizajny nájdeš na tomto linku zadarmo.

Prvý krok: Zvoľ si ciele

Pokiaľ ide o ciele, odporúčam, aby si k nim pristupoval zoširoka. Napríklad, ja som potrebovala napísať nejaké články, no vedela som, že ak si dám za cieľ „napísať článok o XY“, napísala by som ho a potom by som robila iné veci. No tu ide o habitbuilding, to znamená, že si chcem vybudovať návyk písania – preto som si za cieľ určila písať denne.

Navyše, ak chceš napríklad cvičiť, tiež to nebude zakaždým ten istý šport či rovnaká rutina. A ak by si si zvolil umývanie, do pár dní by si mal dom úplne čistý, ale ak si zvolíš domáce práce, zahrnie to aj záhradu, aj upratovanie, aj nákupy či varenie. Všetko si samozrejme vždy môžeš prispôsobiť.

Druhý krok: Urči si minimum

Teraz, keď už máš určené ciele, sa musíš rozhodnúť, aké je tvoje denné minimum, ktoré ak dosiahneš, zaslúžiš si veľké červené X v kalendári. Závisí to od voľného času, ktorý denne máš. Vysvetlím ti to na príklade. Ak máš denne hodinu, a 4 úlohy, ktorým sa chceš venovať, máš 15 minút na každú.

15 minút sa však ľahko prefláka, a to najmä v prípade, že máš veľa úloh a málo času, pretože budeš mať rozlietané myšlienky. Preto ti odporúčam mať hmatateľný, konkrétny cieľ. Ak si teda zvolíš cvičenie, môžeš urobiť časť cvičenia, ísť si zabehať, dať si 7-minútový workout dvakrát (o tom som písala tu) a pod. U mňa to bolo takto:

• písanie: napísať 1 stranu alebo editovať 3
• preklad: preložiť 1 stranu alebo editovať 3 (bavíme sa o slovenskej strane)
• čítanie: pol hodina denne (mala som minimum 2 kapitoly, aj keby to trvalo viac, a pravidlo, že kapitolu vždy dokončím, ak ju už načnem)
• bakalárka: napísať 1 stranu, prepracovať osnovu, vytvoriť tabuľku, prečítať 1 kapitolu, editovať 3 strany – tieto som obmieňala

V podstate je cieľom pracovať denne a využívať čas, ktorý máš, na maximum. Pri niektorých úlohách ti bude stačiť menej času, niektoré dni budeš mať dlhšie, ale napokon sa to vyrovná.

Tretí krok: Urči si hranice

Je nemožné robiť na každom zo svojich cieľov každý jeden deň až do konca života. Raz ochorieš, inokedy budeš potrebovať pauzu. Preto nie je úplne vhodné si neoznačiť deň, kedy „si nič nerobil“, tým veľkým X, len preto, že si chorý, vyčerpaný alebo si si už zaslúžil dovolenku. Preto ti odporúčam si aj takéto situácie definovať a označiť ich v kalendári.

Ja som si dávala S ako sick (chorá) namiesto X vždy, keď som pre chorobu nemohla pracovať (apatia, chrípka či migréna sa všetko rátali, ale to znamenalo, že som nebola ani v práci a škole, nie, že som sa rozhodla tváriť sa choro. Klamala by som samej sebe a to je hlúpe.).

Písmenom W (work) som si označovala deň, kedy som bola v práci tak dlho, že som už večer nemohla čítať alebo písať (najmä v dni, kedy som počas dňa nemala čas sa zastaviť a zahĺbiť sa do knihy či tvorby).

Pokiaľ sa do metódy chceš pustiť dlhodobo, musíš si stanoviť aj maximálny počet takýchto dní (aj v prípade choroby, aj dovolenky). Môžeš sa riadiť tým, ako to je teraz u nás (daj si taký počet voľných dní, koľko majú rodičia) a najmä s tým dobre hospodár, lebo dni sa ti obnovia až začiatkom budúceho roka!

Čo sa týka víkendov, to je na tebe, ale pre študenta sú víkendy najlepším časom na štúdium, lebo si vieš ľahko vytvoriť dlhý blok voľného času aj v prípade, že sa chystáš niekam von.

Štvrtý krok: Kalendáre

Ke´d už máš všetko naplánované, potrebuješ už len kalendár. Bežne sa pri tejto metóde využíva ročný, kde sa všetky mesiace zmestia na jednu stranu, ale aj mesačné sú super, najmä ak chceš metódu použiť na krátkodobé ciele. Môžeš mať jeden kalendár na každú úlohu, alebo používať rôzne farby do jedného štvorčeka, je to na tebe! Vyber si ten, ktorý budeš zvládať a páči sa ti.

V prípade, že používaš bullet journal system, odporúčam ti vytvoriť si tracker na jednu stranu (alebo dvojstránku) – pre inšpiráciu sa pozri na habit tracker v googli! 🙂

Teraz je to na tebe!

Teraz začni! 🙂

Ak nie teraz, tak zajtra. Neplánuj si začať s metódou až o pár dní. Tvoj plán by mal byť dostatočne jednoduchý na to, aby ti ho (takmer) nič nemohlo prekaziť. Ak je teda taký, že s ním nemôžeš začať už zajtra, vráť sa k predchádzajúcim bodom a zjednoduš si ho!

Táto metóda ti pomôže vytvoriť si dobré návyky, vizualizovať svoj úspech, nestojí ťa veľa prípravy a dá sa aplikovať na mnoho oblastí. Budeš sa vďaka nej cítiť produktívnejší napriek tomu, že pracuješ len krátky čas denne.

Avšak opatrne! Nespoliehaj sa len na metódu. V prípade, že odoberáš môj newsletter, tak už o tomto vieš, a ak nie, TAK SA NA NEHO PRIHLÁS! 🙂 Budeš dostávať exkluzívny materiál, mesačné správy, novinky vo sfére štúdia a školy, veci o Erasme atď.

A ak neodoberáš, tak ti musím niečo povedať. Tejto metóde som sa venovala hneď od začiatku nového roka, takže celé dva mesiace. Nevyšlo mi to úplne, a preto ti viem povedať jednu dôležitú vec.

Myslím, že po dvoch mesiacoch môžem usúdiť, že samotná technika nestačí, ak sa snažíš vytvoriť si nové návyky alebo zvládnuť nejaké veci v škole. Je to viac o našej mysli, o sile vôle, o chcení, pracovitosti a disciplíne. Nespoliehaj sa, že ktokoľvek urobí tvoju prácu. Sú však spôsoby, ako ju robiť múdro a efektívne.

Tak to skús, už zajtra!

Boju zdar!